企業管理

溝通讓團隊動起來

發布:人眾人 人氣:1235 次 時間:2012/8/20 14:21:44 關閉 打印

  溝通能力的好壞,直接影響著每個人在人生事業上的發展。常言說:"酒香尚怕巷子深"。在這樣一個競爭激烈的時代,有效的推銷自己、取得他人的認可、贏得他人的支持和配合、促進自己事業的成功、便顯的尤為重要了。作為管理人員,更須通過溝通促進你與組織內每個不同職務的人員發展或維持友好合作、群策群力的工作關系,幫助你和他人建立雙贏的合作關系,其重要性自然不言而喻。

溝通


  若將溝通延升到組織工作中去,又將如何呢?那么,就讓我們先來了解一下溝通管理。
  良好的溝通管理,不僅反映了組織中管理人員的管理和協調能力,更體現了完善的企業制度和健康的企業文化。從公司的組織角度來考慮,必須要有一套有效的溝通措施和信息交流渠道,保證員工能了解、掌握公司的發展戰略、目標、目的和計劃,向員工通報公司的經營活動情況、面臨的問題,所取得的成就、業績、以及大家所關心的事情。而作為管理者,正承擔著承上啟下的傳遞作用,如何準確快捷的傳遞企業經營狀況和員工工作狀態,增加管理的透明度,將是管理人員工作職責中重要的一部分。而在溝通管理過程中,由于溝通所具有的雙向性,即溝通的效果不在于你說了多少,而在于對方接受了多少。這便需要從溝通環節上去作分析了。
  首先,我們必須了解在組織過程中會存在那些信息溝通的障礙。通常,在溝通過程中由于溝通雙方所具有的不同心態、表達能力、理解力、以及所處的環境和所采取的溝通方式,都會影響到溝通的效果。而在組織中,便會更多一層因組織關系而存在的溝通障礙。尤為突出的現象為:
    1. 溝通的延遲,即基層信息在向上傳遞時過分緩慢。一些下屬在向上級反映問題時猶豫不決,因為當工作完成不理想時,向上匯報就可能意味著承認失敗。于是,每一層的人都可能延遲溝通,以便設法決定如何解決問題。
   2.信息的過濾,這和前一個問題有著密切的聯系。這種信息被部分篩除的現象之所以發生,是因為員工有一種自然的傾向。即在向主管報告時,只報告那些他們認為主管想要聽的內容。不過,信息過濾也有合理的原因。所有的信息可能非常廣泛;或者有些信息并不確實,需要進一步查證;或者主管要求員工僅報告那些事情的要點。因此,過濾必然成為溝通中潛在的問題。
為了設法防止信息的過濾,人們有時會采取短路而繞過主管,也就是說他們越過一個甚至更多個溝通層級。從積極的一面來看,這種短路可以減少信息的過濾和延遲;但其不利的一面是,由于它屬于越級反應,管理中通常不鼓勵這種做法。另一個問題涉及到員工需要得到答復。由于員工向上級反映情況,他們作為信息的傳遞者,通常強烈地期望得到來自上級的反饋,而且希望能及時得到反饋。如果管理者提供迅速的響應,就會鼓勵進一步的向上的溝通。
  3.信息的扭曲,這是指有意改變信息以便達到個人目的信息。有的員工為了得到更多的表揚或更多的獲取,故意夸大自己的工作成績;有些人則會掩飾部門中的問題。任何信息的扭曲都使管理者無法準確了解情況,不能做出明智的決策。而且,扭曲事實是一種不道德的行為,會破壞雙方彼此的信任。
  通過以上現象,我們可以看出產生這類障礙是由身份、地位不平等造成的。溝通雙方身份平等,則溝通障礙最小,因為雙方的心態都很自然。例如,與上司交流時,下屬往往會產生一種敬畏感,這就是一種心理障礙。另外,上司和下屬所掌握的信息是不對等的,這也使溝通的雙方發生障礙。
  那么,如何減少溝通障礙、改善部門信息交流呢?
  制定一個的政策或進行必要的宣導,是建立良好上行溝通的開端。向下屬說明哪些向上溝通是管理人員所期望的。即可能是涉及有爭論的問題,也可以是建議性的改進方案等等。除了政策明文規定,還需要進一步采取其他的措施改善向上溝通。比如員工投訴制度、員工建議制度、工作滿意度調查等等。另外,在組織經營過程中,大約有一半的管理溝通是需要管理人員與下屬的溝通,其余的是與上級、同事和外部的溝通。良好的溝通的關鍵在于管理者具有高度的敏感,精心地準備,并以誠心和對員工的關心來進行溝通。管理人員在與下屬溝通時可通過以下方式,主動促進與員工的溝通。
  1.提問。管理者可以通過提出一些有意的問題來鼓勵下屬向上溝通。這一措施向員工表明管理層對員工的看法感興趣,希望得到更多的信息,重視員工的意見。問題有很多種形式,但最常見的是開放式和封閉式。開放式問題是引入一個廣泛的主題,給人們機會以不同的方式表達。相反,封閉式問題是集中于一個較窄的主題,請接收者提供一個較為具體的答案。無論是開放式的問題還是封閉式的問題,都能很好地推動上行溝通。
  2.傾聽。積極的傾聽并不是簡單的聽,它不僅要用耳,而且要用心。有效的傾聽有兩個層次的功能——既幫助接收者理解字面意思,也理解對方的情感。好的傾聽者不僅聽到對方說的內容,而且了解對方的感受和情緒。同時,有效傾聽的管理者還發出了一個重要信號——他們關心員工。雖然許多人并不是富有技巧的傾聽者,但可以通過訓練提高傾聽技能。
  3.與員工會談。促進和實現向上溝通的一個有效辦法是與員工會談。在這樣的會議上,鼓勵員工發言,讓他們談論工作中的問題、自己的需要、以及管理中的促進或阻礙工作績效的做法。這些會談可以嘗試深入探究員工內心的問題。由此,加上相應的跟進措施,員工的態度會得到改善,不滿情緒和辭職率都會因此而下降。
  4.開放政策。開放政策是指鼓勵員工向他們的主管或更高管理層反映困擾他們的問題。通常,員工們被鼓勵首先找自己的主管。如果他們的問題不能被主管所解決,可以訴諸更高管理層。此政策的目的是去除向上溝通的障礙。但這實施起來并不容易,因為在管理者和員工之間常常有真實的和想象的障礙。雖然管理者的門是打開的,但心理的和社會的障礙依然存在,使員工不愿意走進管理者的門。
  對管理者來說,更有效的開放政策是走出自己的房間,與員工打成一片。管理者可借此了解比以往坐在辦公室里更多的信息。這種做法可描述為走動式管理,管理者以此發起與大量員工的系統接觸。通過走出辦公室,管理者不僅從員工中得到重要的信息,并利用這一機會建立平等和友善的工作氛圍。這種做法將會使雙方都能受益。
  5.組織業余文化活動。非正式臨時舉辦的娛樂活動可以為向上溝通提供絕好的機會。這些自發的信息交流比絕大多數正式溝通都能更好地反映真實情況。在各種部門的聯歡會、運動會等活動中,向上溝通并不是主要目的,但卻是它們能為部門間的信息交流提供良好的溝通環境。
  事實上,部門內部信息交流的好壞,很大程度上取決于管理人員自身的溝通技巧和主動性。而部門間的配合和互動效果又取決部門間信息的交流。正因為如此,無論我們采取什么措施,都是寄希望于管理人員在工作中,任何時候都能主動引導與下屬的溝通;都能有意識的去促進成員之間信息交流的順暢;重視和改善溝通管理,將決定著你部門整體業績的蓬勃發展。
  人類之所以成為地球的主宰,是因為人具有高智能思維和合作精神;先進的電腦也取代不了人腦快速處理復雜的事務,就是人腦中的眾多的神經中樞彼此間都能以最短的時間互相傳遞和處理信息。毛澤東同志說過:"團結就是力量"。沒有哪一種力量會比團體所爆發的力量更強大的,而要產生這種力量,就需要團隊中的每一位成員齊心合力、快速反應。"凝聚產生力量、團結誕生興旺",作為現代的管理者,企業賦予你更高的使命,那就是帶領你的部門、整合你的下屬、利用溝通管理,讓他們成為動起來的團隊!

標簽: 領導力 執行力 績效
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