企業管理

讓企業內部信息溝通更順暢

發布:人眾人 人氣:1740 次 時間:2013/1/16 11:43:00 關閉 打印

   從新加坡來到中國的Leung Deng剛剛加入一家本土財經日報。由于該日報成立不久,建立社會網絡的過程非常辛苦。但是最讓Leung Deng感到頭疼的事情卻是經常做"白工"。 往往當她按照確定的選題做完資料整理之后,才被告知這個選題其他采訪組已經基本完成了。這讓她感覺非常無奈。

  在工作中,這種信息溝通不暢的現象并不少見。對于造成這種現象的原因,世界經理人網站的用戶們提出了自己的看法。
  E化辦公的原罪?員工的錯?還是管理出了問題?

  來自可口可樂公司的"daniel"指出,這樣的問題在每個公司多多少少都有。這因為是受到了E化辦公的限制。有時候各個部門經常為一件事情"踢皮球",很簡單的一個問題會發送很多個郵件,還是不能得到解決。深圳市佳創視訊技術有限公司的"真水無香"也認為只靠電子化溝通不夠。電子化固然有一定的好處,如有據可查,能明確責任,能把知識留在公司內等等,但也有一些不好的地方。

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  沈陽太鼎企管顧問有限公司的"Ani"和上海華易動物保健品有限公司"玉(小魚)"等用戶則認為員工的態度決定他們的行為,員工對待工作的態度不端正也是導致信息溝通不暢的原因之一。 "玉(小魚)"的經驗是態度決定一切,企業的成功是集體的智慧。上海優科電腦有限公司的"Chiefun Kwok"認為如何解決溝通的問題,技術不是最重要的,重要的是每個人的想法和態度。如果員工不愿意溝通合作,管理流程再先進,IT系統再完善,也無法使大家都坐在一起溝通,一起協作。

  還有一些用戶認為信息溝通不暢的根源在于企業的管理者和管理體系。啟先文化發展有限公司的任培文的看法是,企業出現問題,首先應該是企業管理者本人出了問題,如果不能很好的發覺企業管理者的問題,橋梁就不通,就成了隔離企業員工的墻,如果不反省企業管理者自己本身的問題,只會弄巧成拙,就談不上解決企業所面臨的責任不明確、溝通不暢等問題。一汽轎車股份有限公司的"睿智者"指出,信息溝通不暢,在很大程度上是管理者不希望讓權力共享。

  為了幫助大家解決上述種種原因造成的信息不通暢的現象,用戶們紛紛慷慨獻策。

  溝通的本質是需求
  常州中天焦化有限公司的"雙刃劍"認為,我們講溝通首先要明確為什么要溝通,只有存在真正的、不同形式的需求,那么溝通才具有其現實性。有效的溝通必須存在于系統中的硬環境與軟環境,所謂硬環境是指系統中應功能組合所產生的部門對信息流的需求,這對有形產品生產及部門功能較強的系統是非常重要的,且完全可以通過制度化管理來得以實現。所謂軟環境是指系統產品中無形勞動成果含量(腦力勞動)的多少、員工技能知識水平高低、工序的細分程度等,這對溝通的有效性會產生很大影響。

  多渠道全方位的交流
  更加靈活多樣的溝通方式 目前E化辦公已經成為企業普遍采用的辦公方式。這種辦公方式較之傳統形態來說,在節約資源、提高效率等多方面都有很大的優勢。但是"Daniel" 發現,有時候幾句話能夠說清楚的問題通過電子郵件溝通卻頗費費力。他認為,有些問題更適合面對面的溝通或者需要更特殊的溝通環境。

   "真水無香"指出,電子化辦公能夠明確責任固然是好的,但是不是所有的事情都能明確,也不是所有的事情都必需要明確,如果片面追求明確責任,就會帶來一些負面的效應。比如:一些突發性的事故會沒有人處理,人們不敢主動的幫助別人等等。過于依賴網絡系統,一方面會造成信息發出和接收的時差;另一方面,員工利用網絡回避問題,或者將事情推給別人。該用戶認為,想從根本上解決這些問題,一方面要不斷地去優化工作流程;另一方面,要有處理非常規問題的機制,拓寬交流的渠道。

  統一開放的溝通平臺和系統化的工作流程 杭州利爾達單片機技術有限公司的"Dhc"的經驗是,建立內部共享的溝通平臺,部門之間,即使不在同一個地區的各個部門,都可以同樣有效地傳遞信息。即便同事們分布在各個不同的地區,但仍然感覺身處在同一個辦公室里。

  用戶"xuezheng"的意見是,首先要建立一個平臺,創造一個可以快捷高效溝通信息的條件。然后落實責任,每個人的工作完成后都要上平臺,可以規定一定要將工作計劃、報告、總結、評估、完成實績都要每個人自己輸入平臺,只有全部輸入平臺才能算完成工作。接著對平臺內容進行分級共享。最后每半年對平臺信息進行梳理維護,保留重要內容并作好索引便于查找考核評估。

  東阿阿膠集團的"浩兒"提出應當建立信息共享系統,讓所有不涉及企業機密的信息共享,使各環節都了解企業的整體狀況。

  東方通信的"湄湄" 認為要建立信息管理系統。包括企業業務信息種類、信息流的控制、考核方法等。信息管理系統應該根據企業的實際需求來建立,管理流程的合理性是關鍵。

  匯眾水處理設備有限公司的陽華衡,建議建立工作聯絡制,加強溝通管理。建立工作聯絡制,將工作流程形成文字性的東西,各流程操作員進行確認和簽字,以免造成出了事情沒有責任或出了事情大家的責任。加強溝通管理,每一次溝通都應該記錄在案,讓所有員工養成記錄的習慣,以便回復和工作安排。

  完善管理 為溝通護航
  以管理者為切入口 美源洗染有限公司的"別理我"的看法是,使用E化管理會造成一定的依賴性,然而最重要的是管理人員的素質問題,不解決人事上的管理就難以進行順暢的E化管理。任培文認為解決企業部門之間的不暢通,應當從關鍵地方企業高層的管理者入手,只要高層搞順了,中層、下層就好解決。如果高層溝通問題不能解決,那一切白搭。

  一汽轎車股份有限公司的"睿智者" 指出,當今的社會是信息社會,擁有信息的部門或人員就擁有了權力。解決溝通的問題,除明確職責外,還應解決部門的領導者的思想問題,去除其思想深處的權力占有欲,樹立起合作開發的意識。什么樣的領導帶出什么樣的兵,只有思想上發生變化,一些相應的例會制度、報告制度等溝通方式才能起到有效的作用。

  深圳瑞霖醫藥有限公司的"心濤"提出要完善管理制度,首先完善各部門各崗位的職責,并建立考核體系;確定報告制度,定期向上級及相關部門報告工作信息;建立例會及公文發布制度;建立網上辦公系統,做到資源共享,并建立相應的制度進行管理;上述各項制度均與績效考核體系掛鉤。 在中信實業銀行的"無敵小雄"看來,最主要、最重要的首先是管理高層在內部溝通問題上所起的作用。高層管理者的重要職責之一就是創造良好的內部溝通氛圍,并身體力行,保持與各級員工的有效溝通。但遺憾的是,有些企業高層忽視了自身的作用,在溝通方面做得不怎么樣,卻一味指責下屬缺乏溝通。

  明確工作職責 上海大承生物制品有限公司的"WammerZhu" 提出要重新建立政策的權威。以高層領導牽頭,人力資源部和部門經理們審查業務流程和組織結構,復核職位設計,將各崗位職責明確化,并配合相應的薪資架構和獎懲措施。具體操作時可能需要殺雞儆猴,并引入新人來形成"鯰魚效應"。 在上述政策已經比較明確的前提下,保持信息暢通已經成為員工做好工作的條件之一,這時加以適當的引導和培訓,讓員工使用現成的信息平臺就成為可能了。

  大連航太醫療設備有限公司的"航太人"認為明確責任不能光停留在口頭上,也不能滿足于列出崗位描述,必須要在出現新問題時及時更新責任的界定和任務的分配,在布置工作時應當更細致到位。所有信息的溝通都應該在下一步的工作流程中,明確為什么而溝通信息,比如某項工作的需要。信息發給不需要的人是沒有意義的。工作流程也要不斷修訂,這樣信息溝通就清晰多了。

  全面"雕塑"你的員工
  加強培訓 上海優科電腦有限公司的"Chiefun Kwok"認為解決員工的態度問題,需要HR部門來從中協調,企業高層主管更要以身作則,為公司員工進行素質、團隊合作、企業文化等各種類型的培訓。提高大家的認識端正大家的態度。

  沈陽太鼎企管顧問有限公司的"Ani"()提出可以通過拓展訓練迅速改善員工之間溝通協作的態度和能力。

  匯眾水處理設備有限公司的陽華衡則指出管理層要主動推行團隊合作的訓練,大家都不要去"以為","以為"和個人主義都是溝通的敵人。

  東方通信的"湄湄"認為企業成員的理念的更新也是解決這個問題的方法之一。信息是現代企業的一個重要的資源,影響著部門、人在企業的價值。改變人的觀念,創造出共享信息的理念,尤為重要。

  營造良好的工作氛圍 鄭州道格信息技術有限公司的"victor-king"指出,溝通出現問題與企業整體工作氛圍有關。

  湖南省國際經濟技術發展有限公司的"zengchongzhen"的觀點是,良好的工作氛圍有利于信息溝通。因此必須在企業內部培植坦誠、溝通、協作的文化氛圍,讓員工樂于溝通,使個人與團隊都得到提升,成為快樂工作的需要與習慣。

  東阿阿膠集團的"浩兒" 認為除了加強對各部門服務意思的灌輸和考核,重點灌輸整體團隊意識,為員工創造樂意溝通的氛圍也是很重要的。

  用戶"碧境科技(BEGIN) "的看法是,解決企業部門之間信息不暢通是企業的一項系統工程,綜合考慮才能夠從根本上解決問題。公司首要的是要建立共同的發展愿景,從根本上解決員工之間的溝通問題;其次是要建立公平的競爭機制,員工的心態才能夠平衡,才愿意自覺和主動地進行溝通;更為重要的是,要通過日常要工作過程,來培養良好的工作習慣和合作的工作文化,培養主動承擔責任的精神。

  有效溝通的"三笑"原則
  來自NCEPU產業集團的"susan99"認為要做到有效溝通,需要遵循三條原則。
  有效果溝通 強調溝通的目標明確性。通過交流,溝通雙方就某個問題可以達到共同認識的目的。
  有效率溝通 強調溝通的時間概念。 溝通的時間要簡短,頻率要增加,在盡量短的時間內完成溝通的目標。
  有笑聲溝通 強調人性化作用。 溝通要使參與溝通的人員認識到自身的價值。只有心情愉快的溝通才能實現雙贏的目的。

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