企業管理

溝通的重要性與方法

發布:人眾人 人氣:1179 次 時間:2012/8/7 12:16:26 關閉 打印

  人與人之間最寶貴的是真誠、信任和尊重。其橋梁是溝通。關心員工善于聽取員工的意見和建議,充分發揮其聰明才智與積極性。企業決策廣泛征求員工的意見,參與的員工越多,獲得支持的員工越多。“一言堂”排斥參與,只有爭議、爭辯、“斗智”,才能增強員工的主人翁意識,才能集思廣益,才是真正的溝通。溝通是從心靈上挖掘員工的內驅力,為其提拱施展才華的舞臺。它縮短了員工與管理者間的距離,使員工充分發揮能動性,使企業發展獲得強大的原動力。

  既然溝通如此重要,那我們要通過什么方式來達到溝通的目的呢?

  一、要了解溝通的定義。

  溝通指的是在工作中激發動力,領導委派工作并向所有的員工進行傳達時(或是反向傳遞信息時)所做出的特定的行為和技巧要達到的目的。溝通影響著工作的績效,因此,如果你想有一個高績效的團隊,你就需要確立有效的溝通來確保你能得到好的結果。缺少了良好的溝通渠道,工作就很可能會失敗。成功的管理者都典型地具有良好的溝通技巧,這里包括能夠有效地給出工作內容,傾聽反饋并采取行動,在團隊成員之間培養融洽的氣氛。

  二、制定計劃來解決關鍵性事務計劃要有條理性,做到有始有終,對每一項任務要跟蹤到底。(凡是有書面計劃的工作,一定要按計劃做到位,最后將整套任務資料匯總存檔)

  下面我想舉個例子:一個公司的一個電子商務項目是如何發生問題的。快速評定顯示了導致這個項目失敗的原因來自于糟糕的溝通。客戶對于項目管理的方式非常的不滿意,客戶在表達他的不滿時說道,“所有的項目經理都要來問我或是直接來找我,其實這個問題早就可以解決。”此外他們還抱怨項目狀況匯報的不足和項目不能按照客戶所需要的方式提供應用的軟件,他們收到了最初的開工文件和一些電子郵件,但僅僅就是這些,而并沒有后續跟進工作的開展,客戶沒有任何方式來對工作進展保持跟蹤。客戶抱怨他們幾乎從沒見過來自項目工程的人員而一直無法搞清到底發生了什么。而項目經理則表示問題在于開發人員沒有能夠恰當地開發出應用軟件,因此使得他不得不去“玩火”。然而,這樣這個公司就失去了一個很有價值的客戶,使得項目團隊的成員很不愉快,并導致了項目的失敗。客戶后來說,“這可不是我想要聽到的,為什么沒有人告訴我這是怎么回事?”一個有效的溝通計劃本可以幫助避免這些問題的出現的。

  質量管理體系中有PDCA的管理要求,P—計劃;D—執行;C—檢查;A—改進可見,不管你是否喜歡,溝通是任何一個項目之中最重要的成分。絕大多數項目的成功,不管是由一個專門的項目團隊還是一個跨部門的團隊來運作,都取決于至關重要的溝通技能和技巧。

  三、有效地改善溝通工作中的溝通并不總是看起來那么容易,但它卻是一個工作基礎,你可以利用它來建構你的團隊,顯示你的領導能力并提供及時的指導。你需要從基礎出發來決定使用如何來補救工作溝通不順的現狀。當信息輸入之后無法得到輸出時,溝通實際上就是封閉的。在一部分團隊成員能夠訪問到一些確切的信息,其他成員不能的情況下會出現溝通封閉。管理者的關鍵性職責就是提供定期的信息反饋,例如狀況匯報,工作日志,會議記錄或僅僅是一張發表工作信息的通知、便條。你應該提供一個完整確切的工作信息來避免團隊中出現錯誤的溝通和混亂。

  另一方面,你應該確保你給客戶或其他成員提供了正確的信息,而不是給他們提供過量的不相關的或是重復性的信息。優秀的管理者知道如何計劃他們的溝通工作,了解每一個團隊成員需要什么類型的信息,并在工作中采用了很廣泛的溝通方式。

  四、在溝通過程中達到平衡我經常會想到客戶經理在最初訂單時給客戶留下的極大的期望。經理說道,“我的大門永遠向你們敞開”或是“我將給你提供所有你所需要的信息”。但是,產品交貨之后,事情就完全不同了。這里的關鍵因素就是客戶經理應該促進項目的溝通并鼓勵公開,允許團隊成員獲得正確的信息來完成他們的任務。記住客戶經理需要培養更加公開和透明的溝通交流。在一個團隊的溝通工作中需要達到正確的平衡。這里的重要因素涉及對產品整個生產過程中的管理方式的溝通,包括產品相關信息是如何流入和流出的。你還應該有一個簡明和清晰的溝通計劃來明確團隊成員的職責和你所使用的溝通方式。

標簽: 領導力 執行力 績效
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