企業管理

組織管理中的說話藝術

發布:人眾人 人氣:1442 次 時間:2014/4/24 17:14:12 關閉 打印

   一、贊美他人時……

    1.贊美行為而非個人。

    舉例來說,如果對方是廚師,千萬不要說:“你真是了不起的廚師。”他心里知道有更多廚師比他還優秀。但如果你告訴他,你一星期有一半的時間會到他的餐廳吃飯,這就是非常高明的恭維。

    2.透過第三者表達贊美。

    如果對方是經由他人間接聽到你的稱贊,比你直接告訴本人更多了一份驚喜。相反地,如果是批評對方,千萬不要透過第三者告訴當事人,避免加油添醋。

    3.客套話也要說得恰到好處。

    客氣話是表示你的恭敬和感激,所以要適可而止。有人替你做了一點點小事,你只要說“謝謝。”、“對不起,這件事麻煩你了。”至于“才疏學淺,請閣下多多指教。”這種缺乏感情的客套話,就可以免了。

    4.面對別人的稱贊,說聲謝謝就好。

    一般人被稱贊時,多半會回答“還好!”或是以笑容帶過。與其這樣,不如坦率接受并直接跟對方說謝謝。有時候對方稱贊我們的服飾或某樣東西,如果你說:“這只是便宜貨!”反而會讓對方尷尬。

    5.有欣賞競爭對手的雅量。

    當你的對手或討厭的人被稱贊時,不要急著說:“可是……”,就算你不認同對方,表面上還是要說:“是啊,他很努力。”顯示自己的雅量。

   

    二、批評別人時……

    6.批評也要看關系。

    忠言未必逆耳,即便你是好意,對方也未必會領情,甚至誤解你的好意。除非你和對方有一定的交情或信任基礎,否則不要隨意提出批評。

    7.批評也可以很悅耳。

    比較容易讓人接受的說法是:“關于你的……,我有些想法,或許你可以聽聽看。”

    8.時間點很重要。

    千萬不要在星期一早上,幾乎多數人都會有“星期一憂郁”的癥狀。另外也不要在星期五下班前,以免破壞對方周末休假的心情。

    9.注意場合。

    不要當著外人的面批評自己的朋友或同事,這些話私底下關起門來說就好。

    10.同時提出建議。

    提出批評之外,還應該提供正面的改進建議,才可以讓你的批評更有說服力。

   

    三、回話他人時……

    11.避免不該說出口的回答

    像是:“不對吧,應該是……”這種話顯得你故意在找碴。另外,我們也常說:“聽說……”,感覺就像是你道聽涂說得來的消息,有失得體。

    12.別回答“果然沒錯!”

    這是很糟的說法,當對方聽到這種響應時,心中難免會想:“你是不是明知故問啊?”所以只要附和說:“是的!”

    13.改掉一無是處的口頭禪

    每個人說話都有習慣的口頭禪,但會容易讓人產生反感。例如:“你懂我的意思嗎?”、“你清楚嗎?”、“基本上……”、“老實說……”。

    14.去除不必要的“雜音”。

    有些人每一句話最后習慣加上“啊”等語助詞,像是“就是說啊”、“當然啦”,在比較正式的場合,就會顯得不夠莊重穩重。

    15.別問對方“你的公司是做什么的?”

    你在一場活動遇到某個人,他自我介紹時說自己在某家公司工作。千萬別問:“你公司是做什么的?”這項活動也許正是他們公司舉辦的,你要是不知道就尷尬了。也不要說:“聽說你們做得很好!”因為對方可能這季業績掉了3成。你應該說:“你在公司擔任什么職務?”如果不知道對方的職業就別問,因為有可能他沒工作。

    16.別問不熟的人“為什么?”

    如果彼此交情不夠,問對方“為什么?”有時會有責問、探人隱私的意味。例如,“你為什么那樣做?”、“你為什么做這個決定?”這些問題都要避免。

   

    四、處理面子問題時……

    17.別以為每個人都認識你。

    碰到曾經見過面,但認識不深的人時,絕不要說:“你還記得我嗎?”萬一對方想不起來,就尷尬了。最好的方法還是先自我介紹:“你好,我是×××,真高興又見面了。”

    18.拒絕也可以不失禮。

    用餐時,若主人推薦你吃某樣你不想吃的東西,可以說:“對不起,我沒辦法吃這道菜,不過我會多吃一點××。”讓對方感受到你是真心喜歡并感謝他們準備的食物。如果吃飽了,可以說:“這些菜真好吃,要不是吃飽了,真想再多吃一點。”

    19.不要表現出自己比對方厲害。

    在社交場合交談時,如果有人說他剛剛去了紐約1星期,就不要說上次你去了1個月,這樣會破壞對方談話的興致。還不如順著對方的話,分享你對紐約的感覺和喜愛。

    20.不要糾正別人的錯誤。

    不要過于雞婆地糾正別人的發音、文法或事實,不僅會讓對方覺得不好意思,同時也顯得你很愛表現。

    21.不懂不要裝懂。

    如果你對談話的主題不了解,就坦白地說:“這問題我不清楚。”別人也不會繼續為難你。如果不懂還要裝懂,更容易說錯話。

   

    五、當你正要沖動時……

    22.掌握1秒鐘原則。
    聽完別人的談話時,在回答之前,先停頓1秒鐘,代表你剛剛有在仔細聆聽,若是隨即回話,會讓人感覺你好像早就等著隨時打斷對方。

    23.聽到沒有說出口的。

    當你在傾聽某人說話時,聽到的只是對方知道、并且愿意告訴你的。除了傾聽,我們還必須“觀察”。他的行為舉止如何?從事什么工作?如何分配時間與金錢?

    24.時間點對了,什么都對。

    當你有事要找同事或主管討論時,應該根據自己問題的重要與否,選擇對的時機。假若是為個人瑣事,就不要在他正埋頭思考時打擾。如果不知道對方何時有空,不妨先寫信給他。

   

    六、在尷尬即將到來時……

    25.微笑拒絕回答私人問題。

    如果被人問到不想回答的私人問題或讓你不舒服的問題,可以微笑地跟對方說:“這個問題我沒辦法回答。”既不會給對方難堪,又能守住你的底線。

    26.拐彎抹角回絕。

    許多社交場合,喝酒總是無法避免。不要直接說:“我不喝酒。”掃大家的興。不如幽默地說:“我比較擅長為大家倒酒。”

    27.先報上自己大名。

    忘記對方的名字,就當作是正式場合,向對方介紹自己的名字或拿出名片,對方也會順勢報上自己的大名和名片,免除了叫不出對方姓名的窘境。

    28.不當八卦傳聲筒。

    當一群人聊起某人的八卦或傳言時,不要隨便應聲附和,因為只要說出口的話,必定會傳到當事人耳中。最好的方法就是不表明自己的立場,只要說:“你說的部份我不太清楚。”

    29.下達“送客令”。

    如果你覺得時間差不多該結束談話或送客,但對方似乎完全沒有要起身離開的意思,可以說:“不好意思,我得打通電話,時間可能有點久……”,或是:“今天真的很謝謝你來……”。你也可以不經意地看看自己的手表,讓對方知道該走了。

    30.讓對方覺得他很重要。

    如果向前輩請求幫忙,可以說:“因為我很信任你,所以想找你商量……”讓對方感到自己備受尊敬。

   

    七、當你和部屬意見不同時……

    上司如何和部屬溝通,才能說得恰到好處又不傷關系?給你5項溝通守則。

    31.直接描述現狀。

    和部屬意見不同時,不要直接批評,而要說明不同點在哪。

    32.尋求解決。

    如果部屬績效不佳,應該要詢問他可以如何解決,不要采取威脅態度。

    33.主動表達幫忙。

    如果一時之間無法解決部屬的問題,不要說“這種事先不要來煩我”,而是告訴他“我知道有誰可以幫忙”。

    34.說話語氣要平等。

    上司切忌說“我有十幾年的經驗,聽我的就對了。”比較好的說法是:“這方法我用過,而且很有效,你要不要試試看?”

    35.彈性接納部屬意見。

    即使你心有定見,也不要對部屬說:“這些建議都考慮過了,不必再多說。”還是應該給部屬機會,對他說:“關于這個問題,我已有了腹案,不過仍想聽聽你的看法。”

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